MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES 3 PUNTOS PARA EMPEZAR

El Mantenimiento de Comunidades de Vecinos suele ser un gran desconocido al que se le presta poca atención más allá de los aspectos puramente administrativos y de las empresas de mantenimiento, servicios integrales o empresas de limpieza. Pero como iremos viendo es uno de los aspectos fundamentales dentro de la vida de un edificio de viviendas.

 El mantenimiento de comunidades está muy vinculado con la eficiencia energética y puede convertirse en una auténtica hipoteca para una comunidad de vecinos si no se trata de la forma adecuada.

En este artículo vamos a realizar una primera aproximación al mundo del Mantenimiento de comunidades y vamos a hablar de 3 puntos:

Los distintos Ámbitos del Mantenimiento de comunidades de vecinos, Diferencias entre Mantenimiento de comunidades Correctivo y Preventivo, y  por último el enfoque del Facility Managment en el Mantenimiento de comunidades. ¡Empezamos!

ÁMBITOS DEL MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES

Los principales ámbitos del mantenimiento de comunidades de vecinos se podrían agrupar en Mantenimiento de Edificios, Limpieza, Mantenimiento de Jardines, Conserjería, Mantenimiento de Piscina, Mantenimiento de ascensores y Sistemas de Seguridad. Dentro de estos campos podríamos dividir las siguientes actividades:

Mantenimiento de Edificios: Pintura, Cerrajería, Electricidad, Fontanería, Suelos, Puertas automáticas, Obras.

Limpieza: Zonas comunes, Portales, Garajes, Cubiertas, Cristalería,

Mantenimiento de Jardines: Riegos, Poda y mantenimiento, Trabajos en madera, Mobiliario urbano, Decoración y fuentes, Jardín seco, Césped artificial.

Conserjería: Control de accesos y consejería, Control de accesos de personal y vehículos, Rondas de inspección y protocolos de seguridad, Custodia y control de llaves, Gestión de correos y paquetería, Control de mantenimiento de rutina, Control de instalaciones comunes, Gestión de proveedores y servicios varios, Gestión de alarmas.

Mantenimiento de Piscinas: Puesta en marcha de las instalaciones, Análisis, registros y comprobación de los parámetros del agua, Supervisión y cumplimiento de la normativa interna de utilización de piscinas, Vigilancia y control de vasos y playas de piscinas, Socorrismo y primeros auxilios a los bañistas, Limpieza de instalaciones, Mantenimiento de vasos y playas.

 Mantenimiento de ascensores: Revisiones periódicas, sustitución de piezas, eficiencia energética.

Sistemas de Seguridad: Supervisiones periódicas, Sustitución de dispositivos, Reparación de unidades, Reconfiguración de sistemas, Limpieza de equipos.

DIFERENCIAS ENTRE MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES CORRECTIVO Y PREVENTIVO

 Mantenimiento de comunidades correctivo

Es aquel que corrige los defectos y daños una vez que se han producido y se basa en esperar y observar la aparición de los mismos. Es la forma más básica de mantenimiento de comunidades y consiste en localizar averías o defectos una vez que se han producido y corregirlos. En la historia moderna es el primer concepto de mantenimiento y el único hasta la Primera Guerra Mundial, dada la simplicidad de los edificios, pero ya en la Antigüedad los romanos contaban con vastos procesos de mantenimiento programado para sus instalaciones y monumentos. El mantenimiento de comunidades correctivo es sinónimo de reparar aquello que está averiado.

Este mantenimiento de comunidades que se realiza luego que ocurra un fallo o avería, presenta altos costos por reparación y repuestos no presupuestados, y trastornos de tiempo y utilización en los edificios. Por ejemplo, si espera a que se estropee una caldera sin realizar un mantenimiento periódico, en la mayoría de los casos se avería en pleno invierno cuando tiene un mayor uso. Esto supone graves trastornos para los usuarios del edificio, sobrecostes de urgencia, electricidad, etc. Frente a un posible mantenimiento de  comunidades programado en verano cuando su utilización es mínima.

Mantenimiento de comunidades preventivo

Es el destinado a la conservación de edificios mediante la realización de revisiones y reparaciones programadas y periódicas que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento de comunidades preventivo se realiza en edificios en condiciones de funcionamiento, por oposición al mantenimiento de comunidades correctivo que repara o pone en condiciones de funcionamiento aquellos que dejaron de funcionar o están dañados.

El primer objetivo del mantenimiento de comunidades preventivo es evitar las consecuencias de los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que estas ocurran. Las tareas de mantenimiento de comunidades preventivo incluyen acciones como inspecciones, reparaciones, cambios de piezas, etc. El mantenimiento de comunidades preventivo debe evitar los fallos antes de que estos ocurran.

Algunos de los métodos más habituales para determinar que procesos de mantenimiento de comunidades preventivo deben llevarse a cabo son las recomendaciones de los fabricantes, la legislación vigente, los manuales de conservación y mantenimiento, y las recomendaciones de técnicos expertos.

El mantenimiento de comunidades programado, es donde las revisiones se realizan por tiempo, horas de funcionamiento, etc. O el mantenimiento de comunidades predictivo, que trata de determinar el momento en el cual se deben efectuar las reparaciones mediante un seguimiento que determine el periodo máximo de utilización antes de ser reparado. También está el mantenimiento de comunidades de oportunidad que es el que se realiza aprovechando los periodos de no utilización, evitando de este modo generar molestias y sobrecostes cuando los edificios o instalaciones están en uso.

Para qué sirve el mantenimiento de comunidades preventivo

El mantenimiento preventivo constituye una acción, o serie de acciones necesarias, para alargar la vida útil del edificios, abaratar costes y prevenir la suspensión de las actividades por imprevistos. Tiene como propósito planificar periodos de paralización de uso en momentos específicos, para inspeccionar y realizar las acciones de mantenimiento de comunidades, con lo que se evitan reparaciones de emergencia.

“Un mantenimiento de comunidades preventivo y planificado mejora la productividad hasta en 25%, reduce 30% los costos de mantenimiento y alarga la vida útil hasta en un 50%.”

El área de actividad del mantenimiento de comunidades preventivo es de vital importancia en el ámbito de las operaciones de un edificio de cualquier tamaño.

De un buen mantenimiento de comunidades depende no sólo un funcionamiento eficiente, sino que además, es preciso llevarlo a cabo con rigor para conseguir otros objetivos como el conseguir periodos de vida útil duraderos, y no excederse en lo presupuestado para el mantenimiento de comunidades.

En resumen, las estrategias convencionales de “reparar cuando se produzca la avería” ya no sirven. Con el paso del tiempo todo se estropea. Esperar a que aparezcan averías y no realizar el mantenimiento de comunidades preventivo adecuado solo genera pérdidas de tiempo, dinero y energía.

¡Más vale prevenir que curar!

FACILITY MANAGMENT Y MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES

Facility management es la gestión de los edificios y sus servicios. El término Facility management es similar al de ‘gestión de propiedad’ y está intimamente relacionado en sus conceptos y objetivos con el mantenimiento de comunidades. Los servicios suelen dividirse en hard services y soft services. Los hard services incluyen tareas que suelen implicar obras o maquinaria, como asegurarse de que la calefacción funcione de forma eficaz. En los soft services encontramos actividades periódicas y de control como asegurarse de que se haga la limpieza del edificio de forma regular, o controlar el trabajo de empresas contratadas (por ejemplo, constructores, electricistas).

La profesión conocida actualmente como Facility Management nació en EEUU. En concepto es el mismo trabajo que el realizado tradicionalmente por los administradores de fincas en el mantenimiento de comunidades de vecinos, es decir ‘la gestión de propiedades’. Pero esta disciplina proviene de las grandes empresas y tiene un enfoque centrado en la optimización de procesos y los ahorros para las empresas. Las más modernas tecnologías y métodos se aplican en el Facility Management y posteriormente van trasladándose al mantenimiento de comunidades y a la administración de fincas.

Según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, el Facility Management se define como “la gestión de inmuebles y servicios soporte”. Esta gestión se realiza igualmente para optimizar los costes y el funcionamiento tanto de los inmuebles como de los servicios.

Localización geoespacial en el facility management

La proliferación de los sistemas de información provoca que las tareas de gestión sean más numerosas tanto a nivel de calidad como cantidad, ya que aparecen soluciones capaces de adaptarse cada vez más a diferentes entornos y realidades.

Cada organización gestiona sus infraestructuras dependiendo de las herramientas disponibles, pero una de las necesidades básicas de los sistemas de Facility Management es el conocimiento detallado de las superficies que están siendo gestionadas.

Para suplir esta necesidad existen un gran número de aplicaciones y plataformas que permiten diseñar los diferentes espacios dependiendo de su superficie y ubicar los activos y localizaciones técnicas que se encuentran en cada uno de ellos.

En el ámbito del Facility Management , el uso de un sistema de planimetría resulta muy necesario para una correcta gestión. Dependiendo del tipo de infraestructura gestionado puede seleccionarse una amplia variedad de sistemas CAD o GIS. La última tecnología en gestión de edificios se está desarrollando en sistemas BIM (Building Information Modeling) que es un GIS específico para edificios, su control y mantenimiento. Es cuestión de tiempo que estos programas se extiendan de los grandes complejos hasta las comunidades de viviendas y los edificios de viviendas más pequeños. Distintos países ya están obligando a que todos sus edificios nuevos se desarrollen con sistemas BIM. Es una cuestión de eficiencia energetica y económica.

Aun así, una solución compatible con los sistemas CAD y GIS no es la única respuesta para una gestión sobresaliente. Existen otros métodos, que aunque no son tan precisos según el nivel de gestión requerido, son suficientes para la gestión de edificios. A veces únicamente con una imagen es posible dar respuesta a unas necesidades concretas.

El usuario como figura clave

Tradicionalmente el centro de los sistemas de Facility Management ha sido el activo, como eje alrededor del que giran todos los servicios, de forma que el activo se encuentre disponible y en buen estado.

Este planteamiento ha cambiado en los últimos años, trasladando el foco del Facility Management desde el activo al usuario. El cambio ha permitido poner a los usuarios del edificio en el punto de mira, de forma que la finalidad del Facility Management es contar con unos activos que ofrezcan un servicio adecuado y satisfactorio a los usuarios de los mismos y no tan solo asegurar su buen funcionamiento.

Este cambio de perspectiva es la responsable de la necesidad actual de crear completos catálogos de servicios que permitan a los usuarios disponer de todos los servicios que pueden ser ofrecidos y soportados por el edificio. Debe llevarse también un seguimiento de los costes y los recursos utilizados para cumplir las diferentes peticiones.

Posteriormente es necesario realizar un análisis de la satisfacción de los usuarios con los servicios recibidos.

Tendencias generales

Además de los procesos habituales de mantenimiento preventivo y correctivo se comienzan a desarrollar herramientas que permiten definir planes de mantenimiento operativo (que desarrolla tareas que permiten mantener un activo no solo funcionando, si no en un estado óptimo) o mantenimiento basado en el estado (que inicia los planes de mantenimiento dependiendo del estado del edificio y no a una periodicidad arbitraria) que permiten alargar los ciclos de vida de los activos, disminuyendo el número y la gravedad de incidencias, y a la larga, reducir los costes derivados de ellos.

El objetivo final es disponer de un escáner real del edificio para conocer, actuar y mejorar su estado con el objetivo de lograr un real ahorro de costes.

En resumen, el futuro del mantenimiento de comunidades pasa por adaptar los avances y tecnologías del Facility Managment al mantenimiento de edificios residenciales. Es el mismo proceso de adaptación que realiza la industria automovilística con las tecnologías que se desarrollan en la
Fórmula 1.

¡El futuro del mantenimiento de comunidades ya está aquí!

 Vía: Urbanity.es, Wikipedia, Vecinolisto.es